Vertrouwen staat aan de basis van een goede samenwerking, toch? Als ik zie dat we steeds meer juridische teksten nodig hebben bij bijvoorbeeld een aanbesteding stel ik mij de volgende vraag: is dit een reflectie van ons vertrouwen of wantrouwen naar elkaar? Ik denk het laatste.
Waar komt dit wantrouwen bij aanbestedingen vandaan? Vaak gaat het bij het begin van het proces al mis. De opdrachtgever weet zelf zijn vraag niet altijd juist te formuleren, waardoor de ’uitkomst’ nooit wordt zoals hij voor ogen had en het proces stroever verloopt dan gedacht. Dit wekt geen vertrouwen.
Men zou moeten inzien dat het creëren van vertrouwen een wisselwerking is tussen opdrachtgever en nemer. Wanneer de opdrachtnemer meer ruimte krijgt om duidelijker te krijgen wat precies bedoeld wordt – door middel van vragen stellen – is het duidelijk wat de uitkomst moet zijn. Wanneer hij vervolgens de ruimte krijgt om zijn eigen interpretatie, ’oplossingen’ en innovatie toe te passen leidt dit tot een beter resultaat waar beide partijen achter staan. De kennis van de opdrachtnemer optimaal wordt gebruikt en hij kan gericht zijn werk uitvoeren. De uitkomst is zoals beide partijen voor ogen hadden en dit leidt tot vertrouwen. Het proces verloopt beter en heeft minder faal punten.
Het is een wisselwerking waarbij het één niet zonder het andere kan: samenwerken is het sleutelwoord tot het realiseren van vertrouwen en vertrouwen genereert goede samenwerking.
De volgende vragen zijn: hoe stel je als opdrachtnemer de juiste vragen? Hoe neem je de eerste stappen in het proces? De opdrachtgever zet de vraag in de markt door middel van veel teksten, tekeningen en juridische eisen. Als opdrachtnemer sta je voor de taak om je door een berg van informatie te werken om te begrijpen wat precies de opdracht is. Hier komt al een deel eigen interpretatie naar voren; wat voor de opdrachtgever duidelijk op papier staat kan ene opdrachtnemer anders interpreteren dan de andere. Waarom gaan we niet samen in gesprek en wordt de vraag uitgelegd? Waarom wordt er in het huidig model een stapel documenten overhandigd en mag je vervolgens gaan ’stoeien’ om aan de vraag te voldoen?
In mijn beleving zouden de opdrachtgever en nemer gezamenlijk alle documentatie moeten opstellen, inclusief de algemene voorwaarden. Aan het begin van het proces ga je dus gezamenlijk denken over de vragen: wat willen we, hoe willen we dit en wat is de beoogde uitkomst? Je gaat gelijktijdig het traject in om het proces optimaal te laten werken. Je hebt gezamenlijk de stip aan de horizon waar je heen wilt gaan en hoe. Dit leidt tot vertrouwen en draagvlak een gezamenlijk gevoel van verantwoordelijkheid.